引言‌

数字的不断深入地转型同时，传统的“封存”式纸质档案已不再能满足现代企业的信息化管理需要，档案不仅仅只是纸张简单的封存，更成为可检索、可共享、可复用的信息资产。能否高效利的用这些资产，关键在于是否有一套统一、规范的著录体系。‌档案著录规则‌正是这一体系的基石，它决定了档案能否被准确发现、理解以及长期的保存。‌标准化编目核心‌的本质，不是在形式上的整齐划一，而是通过结构化描述，实现跨系统、跨机构的信息互操作。无论你身处政府机关、企业档案室，还是高校资料馆，掌握这套规则，就是掌握档案价值释放的钥匙。

一、档案著录规则‌

中国现行的《档案著录规则》（DA/T 18-2022）于2022年7月1日正式实施，取代了1999版，标志着著录工作从“记录内容”向“构建语义关联”跃迁。其核心创新体现在三大维度：

多级著录模型‌：从文件级、案卷级、类别级到全宗级，逐层递进，既保留微观细节，又呈现宏观脉络。如一份合同文件可独立著录，同时归属于“采购合同案卷”，再纳入“财务类全宗”，形成清晰的层级网络。

七大著录项目‌：取代旧版的七项分类，新标准采用“标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制”七大模块，更为贴合数字环境下的元数据需求。其中“查阅与利用控制”新增“公开属性”“开放标识”字段，直接响应政务公开与数据共享政策。

国际协同‌：DA/T 18-2022在结构上与国际标准ISAD(G)第二版高度兼容，二者均以“著录单元”为基本单位，强调“相称性”（仅记录本层级信息）与“关联性”（标识层级关系）。这意味着，深圳某企业档案若按此标准著录，其元数据可被国际档案平台直接识别，实现跨境检索。

二、典型著录条目示例（文件级）‌

标识‌：（正题名）关于2025年第一季度财务审计的报告；（并列题名）：Report on Q1 Financial Audit 2025

背景‌：（责任者）财务部；（形成日期）2025-03-15

内容与结构‌：（载体形态）纸质，2页；（文件格式）PDF

查阅与利用控制‌：（公开属性）内部；（开放标识）2030-01-01

著录控制‌：（著录者）张明；（著录时间）2025-04-10

三、实操技巧‌

规则是骨架，实操是血肉。一线经验表明，错误常源于细节疏忽，而非规则复杂：

题名拟写三原则‌：

忠实原文‌：保留原题名中的标点、数字、外文，如“YJR6油碱比配机”不可简化为“油碱机”；

缺题补题‌：无题文件，用“[ ]”拟写，如“[关于张三同志调任通知]”；

冗题节略‌：过长题名可删减非核心词，用“…”替代，如“关于进一步加强……的通知”。

日期与责任者‌：

日期必须为四位年、两位月、两位日（如2025-06-18），避免“2025年6月”；

责任者超过两人时，仅列前两位，后加“等”，如“深圳市财政局、深圳市审计局等”。

质检与挂接‌：

著录后必须进行“双校验”：系统自动校验必填项完整性，人工抽查10%条目，重点核对题名与原文是否一致。目录数据与扫描图像必须逐条挂接，确保“查条目即见原件”。

总结‌

档案著录规则‌不是束缚，而是赋能。它让零散的档案成为可查询的知识网络，让‌标准化编目核心‌从理论走向实践。要真正发挥其价值，需构建“三支柱”：

流程标准化‌：制定本单位著录SOP，明确每一步操作；

系统智能化‌：选用支持DA/T 18-2022字段的档案管理系统，自动校验、智能提示；

人员专业化‌：定期培训，让每位档案员理解“为何著录”，而非“如何打字”。

在数字先锋城市，规范著录已不仅是管理要求，更是城市数据治理能力的体现。从今天起，让每一份档案，都有迹可循。