以前“馆藏”意味着实体卷宗的堆叠与人工调阅；如今“智管”则指向数据驱动、流程自动、决策智能的新型治理模式。在“数字中国”的战略加速的推进背景下，不少的各级管理者已经从“要不要数字化”转变为“如何从资源的保存到价值的释放”这样一个更具挑战性的问题的思考和实践中去。这一转型，核心在于构建以智能管理为内核的数字档案馆系统，实现档案从“被动存储”到“主动服务”的根本转变。

一、数字档案馆系统建设：路径、技术与实践‌

数字档案馆系统的建设，不是简单的系统上线，而是一场涵盖制度、技术、流程与文化的系统性重构。其升级路径可归纳为三个关键阶段：

（1）基础夯实：从“纸质为主”到“数字优先”‌

数字化只是起点，而不是终点。国家档案局2024年印发的《推进机关数字档案室建设实施办法》明确了电子档案单套制管理已成为新常态。这意味着档案的生成、归档、移交全过程必须以电子形式为唯一法定载体。如湖北等地馆藏纸质档案数字化率已从2021年的68.1%提升至2023年的85.2%，为后续智能应用打下坚实数据基础。

（2）系统升级：构建“三网协同、智能驱动”的平台架构‌

深圳南山区智慧档案数字应用平台的实践具有典型意义。该平台构建“局域网、政务外网、互联网”三网隔离的安全体系，集成档案管理系统、长期保存系统与备份一体机，实现档案分类、检索、调阅、权限控制的全流程线上闭环。系统不仅支持元数据自动标注、OCR智能识别，更通过API接口与城市“一网统管”平台对接，使档案数据成为城市治理的底层信息资产。

（3）场景跃迁：从“管理档案”到“赋能治理”‌

深圳书城湾区城项目作为全市首个工程档案无纸化试点，实现了施工全过程文件的在线填写、电子签章、实时归档。传统需数月的档案整理周期，压缩至70%以上的时间节省，且所有数据结构化沉淀，为项目审计、质量追溯、城市基建大数据分析提供直接支撑。伴随档案管理由原来“内部的、封闭的、管理的、事务性的”向“公共的、透明的、参与的、治理的”转变，充分体现了“档案管理的公共属性、社会属性、治理属性”等高层的基本特征，对于推动档案工作的社会化、法治化、现代化、国际化具有重要的意义。

这一升级路径的本质，是管理范式的转变：‌从“以物为中心”的收藏逻辑，转向“以人为中心”的服务逻辑‌。系统不再只是存储库，而是智能引擎——能预测调阅需求、自动识别敏感信息、智能推荐关联档案，甚至通过AI辅助生成档案利用报告。

总结‌

数字档案馆系统建设的终极目标，是让档案从“尘封的遗产”变为“流动的资产”。当前，政策框架已清晰（国家档案局认定标准）、技术路径已成熟（三网隔离、单套制、AI识别）、（行业）地方实践已落地（深圳、南山区）。管理者下一步的关键，不是观望技术，而是推动组织变革：打破部门数据壁垒、重构档案业务流程、培养“数据思维”的管理团队。唯有将“馆藏”的传统模式彻底蜕变为真正的“智管”，才能真正将档案工作从原来的成本的中心推向城市的数字化转型的核心的支撑力量。