引言

随着信息化时代的快速发展，档案管理工作正经历着从传统模式向智慧化转型的重要变革。而智慧一体化档案室作为现代档案管理的核心载体，其所构建的环境控制系统建设就直接关系到了档案的长久保存和安全利用。根据《“十四五”全国档案事业发展》规划要求，智慧档案室需实现“精准感知、自动调控、集中管理”的目标，通过智能化手段解决传统档案室“人工监测滞后、调控效率低、数据难追溯”的痛点。采用对智慧一体化的档案室环境的全面系统地阐述为管理者提供了全面的参考依据和手段，明确了其具体的工作要求。

一、基础环境标准

智慧一体化档案室的环境控制需遵循国家相关标准，同时针对不同载体档案实施差异化管控：

温湿度标准‌：

通用标准（适用于普通纸质档案）：温度14-24℃，日波动幅度≤±2℃；相对湿度45%—60%RH，日波动幅度≤±5%RH

电子/声像档案：温度15-25℃，相对湿度40%—55%RH

珍贵档案（古籍、手稿等）：温度16-20℃（±1℃波动），相对湿度50%—55%RH（±3%波动）

涉密档案：温度14-22℃，相对湿度45%—55%RH

空气质量要求‌：

需符合《档案库房空气质量检测技术规范》（DA/T81-2019）标准

应配备新风系统，保持空气流通，避免有害气体积聚

光照控制‌：

照明紫外线含量应低于75μW/lm

需配备防紫外线窗帘，避免日光直射档案

二、智慧化特殊要求

实时监测系统‌：

需配备高精度温湿度传感器，实现数据实时采集与传输

监测点应覆盖库房各区域，特别是密集架内部等关键位置

异常响应机制‌：

当环境参数超出阈值时，系统需在10秒内触发预警（声光报警+手机推送）

自动启动调控设备（如空调、除湿机等）进行环境修正

数据管理要求‌：

环境数据需自动存储≥3年

支持按“时间、区域、载体类型”查询历史曲线，满足审计与追溯需求

安全防护体系‌：

需实现“十防”：防火、防水、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防震、防高温、防强光

配备入侵报警、视频监控、出入口控制等安防系统

三、技术系统配置

智能传感网络‌：

部署温湿度、空气质量、漏水检测等多种传感器

采用MODBUS通讯总线，实现数据集中传输

环境调控设备‌：

恒温恒湿空调系统

加湿除湿净化一体机（支持自动调节）

智能新风系统（具备空气净化功能）

智能控制系统‌：

中央控制平台集成环境监测、设备调控、安防报警等功能

支持节假日自动运行模式，实现无人值守管理

存储设备‌：

智能密集架（具备密闭通风功能）

防磁柜（用于电子载体存储）

底图柜（用于特殊规格档案）

四、管理实践与注意事项

1.制度建设

建立涵盖“九防”措施的库房管理制度（防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染）

制定档案出入库登记、日常巡检、应急处置等专项制度

明确管理人员职责，实行岗位责任制

2. 日常管理

环境监测‌：

每日定时记录温湿度数据（建议配备自动记录设备）

定期检查空调、除湿机等设备运行状态

安全检查‌：

每月对消防设施、电气线路进行全面检查

每季度开展档案盘点，检查保管状况

人员管理‌：

严格限制非授权人员进入库房区域

管理人员需定期接受专业培训

4.技术应用建议

分阶段实施‌：

基础阶段：配备温湿度监测调控系统

进阶阶段：建设恒温恒湿环境

优化阶段：实现全智能自动化管理

系统集成‌：

选择支持多系统集成的管理平台

确保环境控制系统与档案管理系统数据互通

节能设计‌：

采用智能照明系统（根据需求自动调节亮度）

优先选择高效节能的空调和除湿设备

总结

智慧一体化档案室的环境控制是一项系统工程，需要将国家标准、智能技术与精细化管理有机结合。通过构建“监测－预警－处置－追溯”的全链条防护体系，不仅能有效延长档案寿命（特别是珍贵档案和电子档案），还能显著降低人工管理成本，提升档案室运维的规范化与智能化水平。随着物联网、大数据等技术的不断发展，智慧档案室的环境控制系统将更加精准、高效，为档案资源的长期保存与安全利用提供坚实保障。唯有从系统的规划、分步的实施中对制度的建设与人员的培训同时加强，才能将环境的控制措施真正地落到实处，真正实现了档案管理的现代化的转型。