信息技术的飞速发展之际，传统的档案室也正面临着从“存”向“服务”的历史性转变，既面临着巨大的挑战，也带来了广阔的发展机遇。基于纸质档案的不断积累，如何高效的管理、便捷的查找、安全的保存等一系列的难题都逐渐成为了当前的亟待解决的问题。伴随数字化的智慧档案室的不断涌现，不少人都开始将其作为传统的档案管理的升级的理想选择，的的确确这样的模式也为我们带来了许多的新思路和新的发展方向，但同时也将其作为传统的档案管理的升级的理想选择的同时，也为我们带来了许多的挑战和新的问题，我们在此就对其进行一一的深入的分析。

一、传统档案室面临的问题

传统档案室主要以纸质资料为主，管理方式较为落后，存在诸多弊端：

1. 占用空间大

纸质文件需要巨大的存储空间，随着档案的不断积累，空间不足的问题愈发突出。

2. 检索效率低

依靠人工寻找档案既费时又费力，难以满足现代办公对信息快速获取的需求。

3. 安全隐患多

纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然因素的威胁，安全性难以保障。

4. 管理成本高

档案的日常整理、维护及借阅等工作都需要大量人力和物力投入。

二、数字化智慧档案室的显著优势

数字化智慧档案室通过现代信息技术，对档案进行数字存储和智能管理，具备以下优点：

1. 节省存储空间

数字档案仅需电子存储设备即可，大幅减少了对物理空间的依赖。

2. 检索更加快捷

采用对关键的词的精准的搜索和对所得的结果的分类的高效的筛选手段，用户就能快速的将工作中的所需的文件都找的十分的明了从而大大地提高了工作的效率。

3. 数据安全性强

凭借对数字档案的加密、多重的备份等一系列的安全保障的措施的不断完善，极大地降低了数据的丢失或被篡改的风险，有效地增强了其所带来的安全保障。

4. 管理更为简便

自动化管理系统大大降低了人工投入，简化了档案维护流程。

三、万林科技在智慧档案室建设中的作用

作为档案数字化领域的重要企业，万林科技为客户提供全面的数字化智慧档案室解决方案：

1. 软件定制开发

通过对各个单位的深入的调研和了解其独特的工作特点，我们将为其量身定做一套个性化的档案数字化管理软件，从而实现了档案的高效的存储、智能的检索和高效的管理。

2. 一体化服务流程

通过对档案的全流程的数字化服务，如档案的整理、精准的扫描、出色的识别、到最方便的存储和检索的利用等一系列的服务的把关，既保证了数字化的顺利实施，又为企业的长远发展提供了可靠的数字化资产的基础。

3. 持续技术支持

借助长期的技术支持和完善的售后服务，万林科技不仅为客户的智慧档案室的平稳的运行提供了坚实的保证，更为其不断的优化创作新的活力。

四、数字化智慧档案室是否是最优解？

通过对比传统的档案室的那些“三大”之困（即空间、效率和安全等难题），数字化的智慧档案室不仅能为我们节省了大量的存放空间，也极大地提高了档案的利用效率，更为重要的是能有效的保证了档案的安全性，从而极大地提升了档案的管理水平。但最终的取舍也应由各单位的实际情况和工作需要来决定。尤其对那些档案量大、管理复杂又对高效的检索有着极高的需求的机构来说，数字化的智慧档案室都已经成为了他们的理想选择。但对档案数量有限、管理相对比较简单的单位来说，也可以根据自身的实际需要灵活地作出相应的决定。

信息化的不断深入推进同时，传统的纸质的档案室也逐渐向更加智能、更加高效的数字化的智慧档案室的转型已成必然的趋势。以行业的先行者之姿，不断的将创新之举落地为客户带来更高的专业性更高的效率的真正的数字化的智慧的档案室的建设服务。