一、引言：从“保管员”到“资产运营者”‌

在数字化浪潮席卷各行业的今天，档案不再只是尘封的纸张或孤立的电子文件。越来越多的机构管理者开始意识到：‌档案资源‌，尤其是经过系统化整理与智能管理的‌档案数字资产‌，正悄然从成本中心转变为价值引擎。国家档案局2024年印发的《推进机关数字档案室建设实施办法》明确将数字档案室建设从“试点”推向“常态”，标志着档案管理已进入资产化新阶段。对管理者而言，关键问题不再是“是否要做”，而是“如何做才能让档案真正成为可计量、可增值、可驱动决策的无形资产”。

二、档案数字资产化：路径、标准与实践‌

1. 法律与会计框架：档案为何能成为无形资产？‌

根据财政部《政府会计准则第4号——无形资产》，一项资源若满足以下三项条件，即可被确认为无形资产：‌可辨认性‌，即能从机构中分离，或与合同、其他资产一并用于转让、许可或交换；‌经济利益很可能流入‌，即能为机构带来未来收益，如提升决策效率、降低合规风险、支持创新研发；‌成本或价值可可靠计量‌，即数字化过程中的投入（系统建设、人力、存储）可清晰归集。‌档案资源‌，特别是结构化电子档案、元数据完备的业务记录、具有重复利用价值的技术图纸与合同文本，完全符合上述标准。例如，一家电力企业通过档案数字化，使历史工程方案复用率提升60%，直接节省设计成本上千万元——这正是经济利益流入的实证。

2. 技术路径：如何实现从“文件”到“资产”的跃迁？‌

档案数字资产化的实现，依赖于一个闭环的三阶段演进。首先是‌采集与归档‌，必须打通业务系统和档案系统，实现电子文件的自动捕获与合规归档，杜绝事后补录带来的数据碎片化。这一过程依赖电子签名、区块链存证以及API接口对接，确保每一份档案的来源可溯、过程可信。其次是‌治理和结构化‌，需建立统一的元数据标准，对档案内容进行智能的标注，包括责任主体、时间节点、关键词、关联项目等，借助AI分类和OCR识别技术，将非结构化的文本、图像、音视频转化为可检索、可分析的结构化数据，并通过知识图谱构建档案间的深层关联。最后是‌运营以及赋能‌，即让档案真正“动起来”——通过智能检索引擎实现秒级调阅，通过数据看板呈现使用趋势，通过权限体系保障安全共享，甚至构建预警模型，在合规风险发生前主动提示。深圳交易集团在公共资源交易领域率先实现音视频文件的智能捕捉与自动归档，将原本难以管理的会议录像、开标录音转化为可检索、可追溯的数字资产；广东能源集团则构建覆盖总部与72家下属单位的全域数字档案平台，打通生产、股权、项目三大系统，实现档案数据与运营数据的实时联动，其“基于区块链的电子档案保全”项目获评省级管理标杆。

3. 国际标准：与全球接轨的管理框架‌

2024年7月全球首个‌数据资产管理国际标准ISO 55013‌正式发布，明确数据资产的全生命周期管理框架——包括定义、收集、存储、分析、使用、保护六大环节。该标准虽以“数据”命名，但其核心逻辑完全适用于档案数字资产：‌资产不是静态存储，而是动态运营‌。这意味着，档案管理的终极目标，不是建一个“电子仓库”，而是打造一个“知识中枢”，让每一份‌档案资源‌都能在组织决策、风险防控、创新研发中持续释放价值。

总结：让档案成为组织的“第二大脑”‌

档案数字资产化的本质，是‌管理思维的升级‌：

从“被动保存”到“主动运营”‌：档案部门不再只是“收发室”，而是知识服务的提供者；

从“成本负担”到“价值来源”‌：通过智能复用、风险防控、决策支持，档案直接贡献于营收与效率；

从“内部使用”到“生态协同”‌：在集团化、跨区域运营中，统一的数字档案平台成为协同基石。

深圳与广东的实践表明，‌档案数字资产化不是技术工程，而是管理变革‌。它要求管理者打破部门壁垒，投入系统性建设，并赋予档案团队数据治理的权限与资源。

未来，那些能将‌档案资源‌转化为‌无形资产‌的机构，将在数字化竞争中获得不可复制的“知识护城河”。这不是选择题，而是生存题。

行动建议‌：

优先梳理高频使用、高风险、高价值的档案类型；

试点区块链存证与AI分类，降低人工干预成本；

将档案利用率、复用率纳入部门KPI，推动文化转型。