随着数字化的不断推进,构建现代的数字档案馆已然成为档案事业发展的必然趋势和重要的战略之举。根据国家档案局2025年发布的《推进数字档案馆建设实施办法(试行)》,数字档案馆是指各级各类档案馆运用现代管理理念和新一代信息技术,对档案实体和档案数字资源进行收集、管理、保存、利用等业务活动,具有数字化、网络化、智能化特征的运行体系。在此同时,数字化转型正在重塑各行各业的运营模式,核心在于通过数据驱动实现业务增长,本质是依托对业务数据的高效运用,提升企业运营效率和客户体验。这篇文章将深入的带您探讨数字档案馆建设与数字化转型之间的内在联系,分析两者如何相互促进、协同发展。
数字档案馆建设是一项系统工程,主要包括基础设施、应用系统、档案数字资源、档案共享利用、制度规范、安全保障等内容。其核心特征体现在三个方面:
数字化:通过信息技术将传统档案资源转化为数字形式,实现档案信息的电子化存储和管理。深圳大学建设的国家级高水平数字档案室,通过电子文件单套归档和电子档案单套管理全覆盖,大幅提升了档案管理效率。
网络化:构建档案信息共享平台,打破信息孤岛,实现档案资源的跨部门、跨区域共享利用。航空工业集团通过数字档案馆建设,实现了基于金航网的集团级档案业务监督指导和档案在线进馆。
智能化:引入人工智能等先进技术,提升档案管理的自动化水平。深圳大学探索引入人工智能技术,完成数码照片档案资源的智能整合与分类,显著提升了档案资源的归集效率。
数字化转型包含多个维度的变革,其关键要素包括:
战略先行:数字化转型需要顶层设计和战略规划,明确转型目标和路径。企业数字化转型特别强调以创造用户需求为核心,通过数字化方式持续迭代和综合优化产品服务。
数据支撑:数据成为核心资产,数字化转型强调数据的收集、分析和应用。数字档案馆建设正是通过构建档案数字资源体系,为组织积累宝贵的数据资产。
技术提升:云计算、大数据、人工智能等新兴技术为数字化转型提供强大支持。这些技术同样被广泛应用于数字档案馆建设中,如深圳大学采用微模块架构部署B级数据机房,为档案数字资源提供稳定、安全的存储环境。
组织变革:数字化转型要求建立新的组织文化和管理模式。数字档案馆建设也需要形成"党委领导、档案馆牵头、各职能部门协同"的工作格局,如深圳大学的实践所示。
数字档案馆建设与数字化转型之间存在深刻的互动关系,主要体现在以下几个方面:
数字档案馆建设是数字化转型的重要组成部分。根据国家档案局文件,数字档案馆建设是档案信息化发展战略的重要内容,是推动档案事业数字化转型发展的关键举措。通过数字档案馆建设,组织能够实现档案管理流程的数字化重构,提升档案的服务能力,这是组织整体数字化转型的重要一环。
数字化转型为数字档案馆建设提供技术和方法支持。数字化转型强调的数据驱动、智能化等理念,为数字档案馆建设提供了先进的技术手段。例如,航空工业集团通过数字化转型,建立了上下贯通、自主可控的集约型数字档案馆,显著提升了档案支撑保障业务能力。
数字档案馆建设成果反哺数字化转型。数字档案馆积累的档案数字资源,成为组织重要的数据资产,可以为数字化转型提供数据支撑。同时,数字档案馆建设过程中形成的制度规范、安全保障体系等,也为组织其他领域的数字化转型提供了可借鉴的经验。
两者共同促进组织治理现代化。数字档案馆建设和数字化转型都致力于提升组织的治理能力和水平。通过数字档案馆建设,组织能够实现档案管理的规范化、标准化;通过数字化转型,组织能够提升整体运营效率和决策科学性。两者相辅相成,共同推动组织治理体系和治理能力现代化。
数字档案馆建设与数字化转型之间存在着密切的内在联系和协同效应。通过对数字档案馆的建设不仅为档案领域的数字化转型提供了切实的、可操作的实践经验,也为我们国家的组织的整体的数字化转型提供了重要的数据的支撑和宝贵的经验的借鉴;而国家的组织的这一全面的数字化转型又为我们的数字档案馆的建设提供了充分的技术的支持和方向的指引。当前,我国数字档案馆建设已进入快速发展阶段,深圳大学、航空工业集团等单位的实践表明,将数字档案馆建设纳入组织整体数字化转型战略,能够取得显著成效。
面向未来,数字档案馆建设应更加紧密地与数字化转型相结合:一方面,积极应用数字化转型中的新兴技术,如人工智能、区块链等,提升数字档案馆的智能化水平;另一方面,充分发挥数字档案馆的数据价值,为组织数字化转型提供有力支撑。通过数字档案馆建设与数字化转型的良性互动,必将推动档案事业和各类组织在数字化时代实现高质量发展。