引言

随着科技发展数字化不断深入，传统的“纸本”档案的管理模式也逐渐暴露了其难以满足现代组织的高效的协同工作的劣势。智慧档案室的一体化建设方案，通过将云计算、大数据以及物联网等前沿技术加以整合，打造出了一个能够覆盖档案整个生命周期的智能化管理系统，这一系统为不同部门间的档案共享筑牢了技术根基。这种创新模式不仅让档案管理效率得到了显著提升，还逐一击破了原本各部门间存在的信息壁垒，进而达成了资源的高效配置与合理运用。

一、档案跨部门共享方案

1. 构建统一技术平台

借助构建以“1+N”式的数据中台的设计，即1个市级的数据中台既能统一全市的数据的归集与分发，又能通过API的接口对N个部门的子节点的数据进行接入与支撑。平台需具备数据脱敏加密、动态权限管理和区块链存证功能，确保数据流转安全可追溯。例如，德阳市数字档案馆系统在政务云上配备24台虚拟服务器和90T存储空间，为跨部门共享提供了坚实的技术支撑。

2. 建立标准化共享机制

依托于对《跨部门数据共享管理办法》逐一明确其数据的共享范围、相应的权限和流程明确的法律法规的制定，切实地为跨部门的数据共享提供了坚实的法治保障。实施"三清单"制度：需求清单（部门提出数据需求）、责任清单（明确数据提供方义务）、负面清单（禁止共享的数据类型）。嘉兴市通过统一保管期限、引入AI技术等5项关键举措，简化归档流程，确保共享规范有序。

3. 创新协同管理模式

成立跨部门数据共享领导小组，由主要领导担任组长，各部门负责人为成员。设立数据专员岗位，形成"横向到边、纵向到底"的协同网络。宿迁市档案共建共享平台通过虚拟独立档案管理系统，实现各单位数据库隔离管理下的信息互通，既保障安全又促进共享。

二、面临问题和解决方案

主要问题

收集范围狭隘‌：部分单位仅关注正式公文，忽视调研报告、会议记录等有价值资料

共享意识薄弱‌：领导重视不足，投入有限，常将档案管理视为辅助性工作

技术标准不统一‌：数字化进程缓慢，电子档案兼容性差，形成新的信息孤岛

解决方案

扩展收集范围‌：将业务调研、会议纪要、多媒体资料等纳入归档范围，全面反映工作全貌

强化制度保障‌：将档案共享纳入绩效考核，如郧西县将数字化工作纳入全县考核体系

统一技术标准‌：采用结构化数据与非结构化数据同步归档模式，如嘉兴市部署"原生数据归档管理组件"实现多系统数据对接

总结

凭借智慧档案室的技术平台的建设、相关标准制定和对管理创新等三者的有机的统一，能够有效地破除传统的档案管理中所存在的信息孤岛局面。如嘉兴市、德阳市等地的典型实践所证明的那样，这一模式的运用都能较大地提高了档案的利用效率，促进了组织的协同。未来，随着AI、区块链等技术的深入应用，智慧档案室将在确保安全的前提下，实现更广泛、更智能的资源共享，为组织决策和业务发展提供更强支撑。