引言

伴随数字化的不断推进，智慧“一体化”档案室逐渐将传统的档案管理方式取而代之，成为现代的新型档案管理模式。智慧一体化档案室依托物联网、大数据、云计算、人工智能等现代信息技术，实现档案的实时采集、处理、存储、检索和利用，显著提高了档案管理效率与质量。以智能的管理手段、对数据的全方位的安全保障、强大的存储能力以及对档案的便捷检索、利用等多方面的特点，标志着档案的信息化已步入了3.0时代。本文将系统介绍智慧一体化档案室建设标准规范，为管理者提供专业参考。

一、基础设施建设标准

智慧一体化档案室的基础设施建设需遵循以下标准：

物理空间规划‌：

按"四分开"原则划分档案库房、办公用房、阅览用房和整理用房，各功能区需物理隔离

档案库房面积按公式(档案存量+年增长量×存放年限)×60㎡/万卷计算，不足2500卷按15㎡配置

通道净宽≥1.2m，密集架区域与其他区域保持安全操作距离

环境控制系统‌：

温度控制：普通纸质档案14-24℃，日波动≤±2℃；珍贵档案16-20℃(±1℃波动)

湿度控制：普通纸质档案45-60%RH，日波动≤±5%RH；电子/声像档案40-55%RH

需配备高精度传感器，异常时10秒内触发预警并自动调控

安防系统‌：

集成门禁管理、视频监控、入侵报警等系统，构建多层次安全防护体系

配置24小时自动监控，异常情况实时通知管理人员并自动录像

采用UWB定位技术实现档案精准定位和状态自动更新

二、技术规范要求

智能设备配置‌：

存储设备：智能密集架支持手动/电动操作，具备远程控制和查询功能

巡检设备：机器人按路线采集环境数据，识别隐患并自动处理

盘库设备：采用RFID或视觉识别技术，盘点效率较人工提升10倍

网络与系统架构‌：

局域网主干线路采用光纤铺设，实现物理隔离

配备防火墙、杀毒软件及专用服务器，配置在线/离线备份设备

管理平台须具备数据组织、分类定制、编辑发布、统计分析等功能

数字化处理标准‌：

根据档案价值和使用频率制定科学数字化计划，确保扫描质量

采用开放通用文件格式存储，建立多副本、异地备份机制

元数据著录需规范准确，支持快速检索和深度挖掘

三、行业标准与管理制度

国家标准依据‌：

遵循《数字档案馆建设指南》《数字档案馆建设和认定指标表》等规范

符合《档案密集架智能管理系统技术要求》(DA/T65—2017)等技术标准

参照《推进数字档案馆建设实施办法(试行)》进行建设和管理

运营管理规范‌：

建立全流程网上办理、全要素数据治理的管理模式

实现档案工作业务流程的自动整合与再造

操作日志全程留痕，便于审计追溯和责任认定

人员角色转型‌：

管理员从"执行者"转为"决策者与监管者"，聚焦高价值任务

要求掌握平台操作与数据分析能力，向"技术+策略型"转变

建立专业培训体系，适应智慧档案管理新要求

总结

构建智慧一体化档案室，作为档案事业向数字化转型的核心抓手，其标准与规范体系不仅覆盖了基础设施层面的建设要求，还延伸至技术系统架构、管理制度规范等多个关键领域。对遵循国家行业标准以及对智能的设备广泛采用和对各类技术手段的积极利用，智慧档案室确能够从原来“被动保管”向“主动服务”做出一个不错的转型。从各地开展的实际工作来看，智慧档案室打造不仅让管理效率与安全性得到了大幅提升，在运营成本方面也实现明显降低。技术不断迭代和完善的同时，智慧“一体化”档案室将不仅仅将档案的高效保管和有效的利用发挥到极致，而且将为“数字中国”的建设提供了更为坚实的有力支撑。