2025年10月11日，中央和国家机关档案工作第六、八协作组在中国科学院档案馆联合召开了机关数字档案室建设专题业务交流活动。这次活动由国家档案局馆室业务指导司指导，23家成员单位档案工作负责人和有关人员参加，标志着中央和国家机关档案工作数字化转型迈出了重要一步。

一、协作组活动背景与意义

中央和国家机关档案工作协作组是国家档案局开展机关档案业务指导工作的有效抓手，是机关档案工作人员进行档案工作交流和业务研究的组织形式。第六、八协作组此次联合开展的数字档案室建设专题交流研讨，是在《推进机关数字档案室建设实施办法(试行)》正式印发后的一次重要实践探索。

数字档案室作为信息化条件下档案室的"升级版"，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力。

二、专题交流研讨主要内容

研讨会上，各成员单位围绕机关档案信息化建设、档案工作监督检查迎检与整改落实、文件材料归档范围和档案保管期限表报审、年度归档与档案资源开发利用等主题进行了深入交流。重点讨论了以下几个方面：

数字档案室建设实践经验‌：部分单位分享了本单位在数字档案室建设过程中的成功经验和遇到的挑战，包括系统选型、流程再造、人员培训等方面的具体做法。

电子文件归档管理‌：与会代表就如何实现电子文件全流程管理、确保电子档案长期保存和有效利用进行了深入探讨，提出了许多建设性意见。

标准规范实施‌：各单位交流了在落实《数字档案室建设指南》和《推进机关数字档案室建设实施办法(试行)》过程中的具体做法和遇到的问题。

安全与风险防控‌：针对数字档案室建设中的数据安全、系统安全、网络安全等问题，与会专家提出了多项风险防控建议。

三、数字档案室建设政策导向

国家档案局办公室印发的《推进机关数字档案室建设实施办法(试行)》明确了数字档案室的建设标准和管理要求。该《办法》指出：

数字档案室建设是新形势下机关档案工作的方向和必然要求，是电子档案单套管理的基础性条件。

开展办公自动化及业务电子化运行的机关应当建设数字档案室。

数字档案室建设和认定工作实行统一领导、分级管理。

《办法》还附带了《数字档案室建设指标》，包含30项基础性内容和20项高水平内容，以定性与定量结合的方式，为数字档案室建设提供了明确指引。

四、数字档案室建设的多重价值

提高档案管理效率‌：数字档案室可以高效地收集、整理和存储电子文档，通过数字化处理，文档的查找和检索速度大幅提升。

降低管理成本‌：电子文档存储容量大，不需要占用大量物理空间，同时也不需要专门的管理人员，能够有效节约人力成本。

保障数据安全‌：数字档案室可以设立权限，限制只有特定人员才能访问和编辑文档，减少信息泄露和误操作的风险。

便于历史追溯‌：数字档案室可以记录文档的变更历史，提供方便的追溯功能，有利于对历史数据进行精确的分析和处理。

五、未来发展方向

根据国家档案局2025年工作要点，下一步将：

加强对《推进机关数字档案室建设实施办法(试行)》的解读和宣传，举办专题培训班。

对符合条件的中央和国家机关数字档案室开展认定工作。

指导省级档案主管部门做好本地区数字档案室的认定工作。

此次第六、八协作组的专题交流研讨，为中央和国家机关数字档案室建设提供了宝贵的经验交流平台，必将推动机关档案工作向数字化、智能化方向转型升级。各成员单位表示，下一步将聚焦国家档案局2025年度工作部署，结合本单位实际抓好落实，依托协作组平台加强交流学习。