现实的档案保护工作中，经常因传统的环境控制方法的两大“痛点”而头疼：一是太过依赖人为的来回检查、手动的调节，易造成“毛手毛脚”的现象——既效率不高，又容易出错，反应还慢；二就是库房里常常会出现局部的冷、局部热、局部干、局部湿等，各不相同的温湿度出现不均匀现象，直接导致了小环境的失控，进而直接威胁到档案的安全。但幸好随着智能技术的不断成熟，现在的档案室的环境控制也已由原来的粗放式的简单机械调节逐步转变为精准、稳定的自动调节平衡系统，基本上实现了从“人为”调节到“自动”调节的转变。

凭借构建从“感知”到“分析”再到“执行”相互关联的“感知－分析－执行”一体化的闭环的控制机制，智慧环境平衡系统真正地实现了从感知环境的变化到对环境的精准控制和全方位平衡，从而真正实现了智慧环境的自我调控的理想。通过高精物联网传感器实时对库房各个区域的温湿度、光照度、颗粒物及有害气体浓度等关键参数的采集，为系统的工作提供了最直接最真实的数据保障。通过对空间网格化的传感器布设，实现了对空间的多点同步监测，从而避免了单点测量所带来的盲区和偏差存在。

通过物联网将所采集的环境数据实时上传至智慧管理平台上，通过对数据的深入智能分析判断，不仅能及时地对当前的数值是否超出预设的阈值做出判断，还能基于对历史数据的深入的挖掘与预测，对环境的未来可能的变化趋势做出更为合理、超前调控。借助对室外天气变化和库房人员活动规律的深入分析，可以提前对空调和新风系统的运行策略做出相应的调整，从而有效避免温湿度出现大幅波动带来的不良后果。

执行环节依托一系列精密环境调控设备完成。配备了精密空调、恒定的湿度控制、全新的空气净化设备等高科技自动化管理的系统的智慧档案室，就能更好地为档案提供一个适宜的保存环境，并可通过远程控制系统对其运行状态、温度、湿度等参数自动化的控制和监测，保证了档案的安全、完好地保存和高效地利用。当系统识别到某区域湿度偏高，除湿设备将自动启动；若检测到二氧化碳浓度上升，新风系统会主动通风换气。所有调控动作皆由系统自动完成，无需人工干预，既提高了响应速度，也杜绝了因人为操作失误导致的环境波动。